公文格式各要素划分为版头、主体、版记三个部分。页码位于版心外。

(一)版头部分

1.份号

份号是指公文印制份数的顺序号。公文应当标注份号。

2.密级和期限

公文应当根据程度分别标注、机密、秘密和期限。

如需标注密级和期限，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行;期限中的数字用阿拉伯数字标注。如“秘密★1 年”。

3.紧急程度

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注特急、加急，电报应当分别标注特提、特急、加急、平急。

如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和期限、紧急程度，按照份号、密级和期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

发文机关标志主要有两种形式：一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;二是也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人

上行文应当标注签发人姓名。

(二)主体部分

1.标题

公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。

公文标题一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关

《条例》规定：“主送机关指的是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。”

主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

3.正文

公文首页必须显示正文。一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

附件说明是指公文附件的顺序号和名称。

公文附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。

在正文中涉及附件内容可加括号注明“见附件”或“附后”。

需要注意的是，批转、转发、印发、发布类公文，被批转、转发、印发和发布的公文不能按附件处理，在公文主体部分不加“附件说明”，直接另面编排。

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1.××××”)，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称。

成文日期是指会议通过或者发文机关负责人签发的日期，是公文的生效日期。

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即 1不编为 01)。

印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

发文机关署名、成文日期和印章格式具体有三种情况：加盖印章、不加盖印章和加盖签名章。下面主要介绍加盖印章的公文。

公文加盖印章时，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

6.附注

附注是对公文印发传达范围等需要说明的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。

附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(三)版记部分

1.抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

2.印发机关和印发日期

印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅(室)或文秘部门。

发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门的，发文机关就是印发机关。

（责任编辑：李明）